L’assistant de formation : Le métier
En exerçant la fonction d’assistant de formation, le titulaire du Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) d’Assistant(e) de formation prend en charge l’administration des programmes de formation dispensés par son entreprise de formation. Cela comprend l’accueil des diverses parties prenantes, l’inscription des participants, la gestion des horaires, la mise à jour des dossiers des participants, le suivi et l’évaluation des dispositifs mis en place.
Cet assistant de formation gère également la logistique des formations, incluant la production et la collecte des ressources pédagogiques, la réservation des salles et l’arrangement du matériel requis pour la formation. La personne en poste est sous la responsabilité d’un supérieur, comme un directeur de formation, un administrateur de l’organisme ou le dirigeant de l’organisme de formation.
Selon l’organisation de l’organisme de formation, l’assistant(e) de formation interagit avec :
- Les différents services de l’organisme de formation (pédagogie, vente, comptabilité)
- Les clients
- Les apprenants
- Les financeurs et prescripteurs
- Les entreprises
L’assistant(e) de formation doit gérer plusieurs situations professionnelles, parmi elles :
- Le suivi administratif des formations
- L’accompagnement des apprenants
- La préparation, le suivi, la mise à jour et l’organisation des dossiers de formation et des apprenants
- La logistique des formations
- L’accueil, l’information et l’orientation des différentes parties prenantes (clients, financeurs et prescripteurs, entreprises)
Le CQP d’Assistant(e) de formation a pour but de
- Valider les compétences des employés via une certification professionnelle adéquate à leur poste
- Encourager l’acquisition de nouvelles compétences via la formation continue
- Soutenir la construction des parcours professionnels
- Favoriser la professionnalisation des nouvelles recrues
Dans le contexte de la branche professionnelle des organismes de formation, le CQP :
- Prend en compte les compétences requises dans l’activité professionnelle quotidienne
- Est une certification de branche qui a la même valeur sur l’ensemble du territoire
- Est partie intégrante d’une démarche paritaire
Le CQP d’Assistant(e) de formation intègre 6 compétences :
- Gestion des informations pour le suivi administratif des formations
- Organisation de son activité et de la logistique des formations
- Accueil, information et suivi de différents interlocuteurs (clients, apprenants, organismes financeurs, prescripteurs, entreprises)
- Gestion des imprévus et situations difficiles
- Rédaction de documents professionnels
- Coordination des informations relatives aux formations
Notre accompagnement
Le principe de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) consiste à évaluer les compétences acquises par le candidat à travers son expérience, surtout professionnelle, et les comparer aux exigences du référentiel d’un diplôme, d’un titre ou d’un Certificat de Qualification Professionnelle.
Les périodes de mise en situation en milieu professionnel sont prises en compte dans la durée d’expérience.
Code RNCP https://www.francecompetences.fr/recherche/rncp/28724 en renouvellement.
Quelles seront les étapes de cet accompagnement :
Entretien initial (1 heure) : Au cours de cet entretien, nous abordons les ambitions et objectifs du candidat.
Étude du parcours professionnel (1 heure) : Nous détaillons toutes les expériences du candidat, professionnelles ou bénévoles, en lien avec les activités de l’assistant de formation. Cette analyse nous permet d’identifier les compétences qui correspondent au référentiel du CQP d’assistant de formation.
Choix de la certification et recevabilité : Cette étape est plutôt formelle car le candidat a déjà identifié le CQP d’assistant de formation comme objectif. Après avoir été informé sur le processus VAE pour le CQP Assistant(e) de formation, le candidat fait une demande de dossier VAE au secrétariat de la CPEF. L’accompagnateur de GEM vous accompagne dans la rédaction du livret de recevabilité ou livret 1.
Préparation du dossier (14 heures) : À ce stade, nous aidons le candidat à préparer son Livret 2 VAE, qui doit mettre en avant son expérience et ses compétences relatives aux 6 domaines de compétences du CQP d’assistant de formation. Cette étape peut être longue, car le candidat doit fournir des preuves tangibles de son expérience.
Préparation à la présentation (6 heures) : Nous préparons le candidat à l’entretien oral devant le jury. Nous l’aidons à expliquer comment son expérience a permis de développer les compétences requises.
L’évaluation des compétences est réalisée en entreprise ou au sein d’un organisme de formation (si le candidat n’est pas salarié d’une entreprise de la branche) et s’appuie sur l’expérience du candidat, à partir d’un dossier renseigné par le candidat, d’une observation et d’une analyse des situations professionnelles rencontrées.
Cette évaluation est réalisée par un professionnel du secteur et un évaluateur externe. Ces deux personnes sont formées à l’utilisation des outils CQP et habilitées par la CPEF. À la fin de l’évaluation des compétences, l’évaluateur externe envoie le dossier complété au jury paritaire de la CPEF pour validation.
Suivi post-VAE (2 heures) : Après la présentation, nous aidons le candidat à comprendre la décision du jury et à planifier les prochaines étapes, que ce soit pour célébrer la réussite, planifier une formation complémentaire ou identifier les opportunités de carrière.
Total : 24 heures
